5 syytä automatisoida tarjouspyynnöt

Automatisointi säästää aikaa ja hermoja

Yritykset tekevät kymmeniä, jopa satoja tarjouksia vuodessa. Jokainen niistä vie aikaa, ja vaikka tarjous itsessään olisi “ilmainen”, työ ei ole. Kun lasketaan yhteen työntekijöiden käyttämä aika, tiedonkeruu, sähköpostiketjut ja “ghostaajat” (eli asiakkaat, jotka katoavat ilman vastausta) tarjousprosessi muuttuu helposti hiljaiseksi kulueräksi. Tämän vuoksi tarjouspyyntöjen automatisointi on tärkeää.

Miksi automatisoida tarjouspyynnöt?

1. Yhdestä tarjouspyynnöstä aiheutuu suuret piilokustannukset

Yksi tarjouspyyntö voi näyttää pieneltä asialta, muutama sähköposti ja hetki laskukaavoja, mutta todellisuudessa sen kustannus on yllättävän suuri. Jokainen tarjous vie aikaa: tietojen keruu, laskenta, viestittely ja dokumentointi voivat viedä tunteja, vaikka asiakas ei lopulta ostaisi mitään. Kun työaika ja muut kulut lasketaan yhteen, yhden tarjouspyynnön todellinen hinta voi olla kymmeniä, jopa satoja euroja. Tarjouspyyntöjen laskenta on näkymätön kulu, jota ei huomaa vasta kuin silloin, kun sen laitttaa paperille.

Jos yhden tarjouksen tekeminen vie keskimäärin kolme tuntia ja työntekijän kustannus on 35 €/h, yhden tarjouspyynnön piilokustannus on noin 105 euroa. Kun tarjouksia lähtee kuukaudessa 30, se tarkoittaa 3150 euron kuukausittaista työkustannusta. Ja tämä on vasta alkua.

(Mikäli tarjouksen tekemiseen menee keskimäärin puoli tuntia, niin se on silti 525 € kustannus kuukaudessa 30:llä tarjouksella).

Kuinka kauan 10 tarjouspyynnön teko vie sinulta aikaa?

2. Joka toinen asiakas ghostaa

Yksi isoimmista kuluista syntyy asiakkaista, jotka pyytävät tarjouksen, mutta eivät koskaan vastaa. Tutkimusten mukaan jopa 40–60 % tarjouspyynnöistä ei johda yhteenkään vastaukseen. (Lähde: Harward Business Review)

Se tarkoittaa, että joka toinen tarjous on pelkkää hukkatyötä. Kyllä, joka toinen.

Jos 30:stä tarjouksesta 15 jää ilman vastausta:
15 tarjousta × 105 € = 1575 euroa kuukaudessa pelkkää “ghostaustyötä”.
Vuodessa tämä on lähes 19 000 euroa työnä, joka ei koskaan tuonut tuloja. Ghostaaminen ei siis ole vain harmillista, se on konkreettinen kustannus, jonka moni yritys maksaa huomaamattaan.

(Ja taas, puolentunnin tarjouksilla tämä tarkoittaa n. 262 € kustannusta, vuodessa yli näihin käytetään 3150 euron edestä aikaa).

Ghostaaminen ei siis ole vain harmillista, se on konkreettinen kustannus, jonka moni yritys maksaa huomaamattaan.

3. Työ keskeytyy

Yksi piilokustannus syntyy jatkuvista keskeytyksistä. Kun työntekijä laskee tarjousta ja saa kesken kaiken uuden pyynnön, puhelun tai sähköpostin, keskittyminen katkeaa. Tutkimusten mukaan yhden keskeytyksen jälkeen kestää keskimäärin 23 minuuttia ennen kuin työntekijä on jälleen täydessä työvireessä. (Lähde: University of California)

Jos yrittäjä tai työntekijä tekee useita tarjouksia päivässä, menetetty aika voi olla tunnin tai kahden verran päivässä, eli yli 20 tuntia kuukaudessa. Rahassa se tarkoittaa helposti 700 euroa kuukaudessa työn keskeytyksiin.

Kun yhdistetään ghostaajat, keskeytykset ja manuaalinen työ, kokonaiskulut voivat nousta yli 4000 euroon kuukaudessa, ja huomioi, että tämä on vain tarjouksiin menevä työ.

4. Kiire syö vasteaikaa ja saa asiakkaat siirtymään kilpailijoille

Ongelmana on myös, että kiireen ja hajanaisen tiedon vuoksi kaikkiin tarjouspyyntöihin ei edes ehditä vastata.
Tutkimusten mukaan keskimääräinen vastausaika on 44 tuntia, ja myyntimahdollisuus pienenee dramaattisesti jo ensimmäisten tuntien aikana. (Lähde: InsideSales)

Asiakas ei odota. Hän siirtyy kilpailijalle, joka vastaa nopeiten.

5. Käsin tehdyt tarjoukset ovat alttiita virheille

Kun tarjoukset tehdään käsin taulukossa tai vanhaa pohjaa muokkaamalla, virheet ovat väistämättömiä. Yksi väärä numero, unohdettu lisäkerroin tai vanha asiakastieto voi muuttaa hinnan täysin ja syödä koko työn katteen.

Inhimilliset virheet eivät johdu osaamattomuudesta, vaan siitä, ettei prosessi ole yhtenäinen. Kun laskenta automatisoidaan, jokainen tarjous perustuu samoihin tietoihin ja sääntöihin, jolloin virheet, ristiriitaiset hinnat ja kalliit korjaukset jäävät historiaan.

Kolme keinoa automatisoida tarjouspyynnöt

Säästö ei synny yhdestä työkalusta vaan kokonaisuudesta: yhtenäisestä tavasta toimia, paremmasta tiedonkeruusta ja automaatiosta. Alla kolme tehokkainta keinoa, joilla yritys voi säästää aikaa ja rahaa, ilman, että asiakaskokemus kärsii.

1. Yhtenäistä tarjouspohjat ja toimintatapa

Jokainen työntekjiä tekee helposti tarjouksensa eri tavalla.
Kun yrityksellä on yhteinen tarjouspohja, vakioidut hinnat ja selkeät sävelet, tarjouksen teko nopeutuu välittömästi. Lisäksi asiakas saa yhdenmukaisen ja ammattimaisen kuvan yrityksestä.

Käytännön vinkki:
Yhdenmukainen tarjousmalli voi puolittaa tarjousten tekemiseen kuluvan ajan ja vähentää virheitä. Tämän voi toteuttaa ihan excelilläkin, jos vain on rahkeita siihen.

2. Kerää kaikki tarvittavat tiedot heti ensimmäisellä yhteydenotolla

Suurin viive syntyy, kun asiakkaalta puuttuu tietoja: neliöitä, aikatauluja tai tarkennuksia. Ratkaisu on kysely tai lomake, joka ohjaa asiakkaan kertomaan kaiken tarpeellisen heti.

Kun tieto on kerralla oikein, myyjän ei tarvitse soitella perään, ja asiakas saa vastauksen nopeasti. Tämä yksin voi lyhentää tarjousprosessin useista päivistä tunteihin.

Käytännön vinkki:
Älä kuitenkaan pelota asiakkaita pois monimutkaisilla ja yli 15 kohdan lomakkeilla. Kysy vain asiat, joihin asiakkaasi osaa vastata ja jotka ovat tärkeimpiä tietoja. Ajattele myös kriittisesti, että onko tämä oikeasti tärkeä tieto kysyä.

3. Hintalaskuri

Lisää nettisivuillesi hintalaskuri, joka tekee työn puolestasi. Se kysyy asiakkaalta olennaiset tiedot vaiheittain, laskee hinnan tai hintahaarukan automaattisesti ja ohjaa asiakkaan suoraan ostoon tai tarjouspyyntöön.

Tuloksena:

  • Yrittäjän ja myyjien työaikaa vapautuu satoja tunteja vuodessa
  • Tarjous valmistuu sekunneissa
  • Yksikään asiakas ei jää ilman vastausta

Hintalaskuri tekee tarjousprosessista jatkuvasti toimivan moottorin, joka ei väsy eikä unohda.

Automatisointi maksaa itsensä takaisin

Kun käsin laskettava tarjousprosessi maksaa tuhansia euroja kuukaudessa ja puolet ajasta menee ghostaajiin, automaatio ei ole enää luksusta, se on välttämättömyys.

Salesforcen 2024 tutkimuksen mukaan 83 % automaatiota hyödyntävistä myyntitiimeistä raportoi liikevaihdon kasvua edellisvuoteen verrattuna. (Lähde: Salesforce)

Automaatio ei vie työtä, vaan vapauttaa sen, työntekijät voivat keskittyä töiden suorittamiseen, ei katoaviin tarjouspyyntöihin.

Yhteenveto

Käsin laskettava tarjousprosessi on yritykselle näkymätön rahavuoto.
Kun jokainen hukkaan mennyt tarjous maksaa ja puolet asiakkaista katoaa ilman vastausta, ratkaisu on selvä: yhtenäistä prosessi, tee tiedonkeruu oikein ja automatisoi kaikki, mikä on toistuvaa.

Nopeammin, vähemmällä työllä ja jokainen tarjous johtaa johonkin.

Haluatko tietää, miten voisit automatisoida juuri teidän myyntiprosessinne?

Katsotaan yhdessä, miten Quteo voisi nopeuttaa tarjousvaihetta ja suositellaan sopivin ratkaisu sinun toimialallesi.

Ota yhteyttä – ja lopeta arvailu, mitä tarjouspyynnöt oikeasti maksavat.